Finanslandia.pl

Nieco inaczej traktują outsourcing duże polskie firmy (w szczególności te od lat realizujące zadania własnymi siłami), które charakteryzuje obawa przed korzystaniem z usług outsourcingu. Wynika to z klasycznej niechęci do zmiany, braku zrozumienia nowoczesnych zasad organizacji pracy – organizacji procesowej oraz nieuzasadnionej wygody, aby posiadać księgowość „pod ręką”.
Zastanawiając się czy wybrać outsoursing księgowości, czy obsługę kadrową w małej firmie, warto zastanowić się nad zaletami outsourcingu, jako potencjalnego rozwiązania dla tej grupy firm. Zaletami, przy profesjonalnej współpracy, powinny być:

• Redukcja kosztów np. procesu księgowości i obsługi kadrowej
• Zwiększenie dostępności i jakości danych finansowych
• Usprawnienie kontroli nad operacjami księgowymi i optymalizacją funkcjonalności systemu
  

Z perspektywy małej firmy, redukcja kosztów w kwotach globalnych nie będzie porównywalna z oszczędnościami w międzynarodowym koncernie. Jednak dla małych firm nie oszczędności wprost, a nakłady finansowe niezbędne do zbudowania odpowiednich funkcji stanowią podstawę do poszukiwania rozwiązań alternatywnych, czyli outsourcingu. Warto więc przeprowadzić analizę, z jakimi kosztami wiąże się posiadanie odpowiednich kompetencji w swojej firmie Otóż poza wynagrodzeniem pracownika (pracowników) księgowości i działu obsługi kadr, należy zainwestować w system księgowy i kadrowy, zakupić komputer(y), wynająć dodatkową powierzchnię, ale także, co często jest zapominane – zapewnić możliwość podnoszenia kwalifikacji, poprzez szkolenie, czasopisma branżowe, dostęp do serwisów specjalistycznych, etc.

Ponadto wyliczając etatyzacje niezbędną, należy uwzględnić takie aspekty jak urlopy, choroby, średnia jakość pracowników - przekładające się na efektywność pracy, rotacje, co wprost przekłada się na nadmiarowe zasoby, czyli w efekcie koszty. Gdy z kolei niedoszacuje się poziomu zatrudnienia (ze względu na dążenie do minimalnego stanu zatrudnienia), często wpada się pułapkę zachwiania ciągłości pracy. Wynika to z faktu, że w dziale, w którym pracuje jedna bądź kilka osób, w wyniku różnych „zdarzeń” może tych osób zabraknąć – a wtedy trzeba w krótkim czasie je zastąpić. O ile w dziale księgowości liczącym kilkanaście osób pracę będzie można przydzielić na pewien czas  innym osobom, o tyle w małej firmie już nie. Drugim aspektem, który rozważa się przy rozwiązaniach outsourcingowych dla małej spółki, jest aspekt zapewnienia odpowiednich informacji dla kadry zarządzającej (lub właścicieli).

Podsumowując, małe firmy powinny szczególnie rozważać możliwość outsourcowania działów księgowych– zwłaszcza już na etapie rejestrowania swojej spółki.