Jednym z najczęściej zauważanych obszarów, w którym jest ona coraz częściej zauważana jest elektroniczny system obiegu faktur. Skąd wzięła się jego popularność? Czy Twoja firma również powinna z niego skorzystać? Odpowiedzi na te oraz inne pytania znajdziesz poniżej.
Elektroniczny obieg faktur funkcjonuje zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Sam termin faktura elektroniczna został przyjęty 1 stycznia 2014 roku. Obecnie archiwa online to wybór większości przedsiębiorców.
Nic dziwnego skoro jest to znakomite narzędzie służące do archiwizacji. Pozwala w bardzo szybki, niezwykle prosty i efektywny sposób odszukiwać oraz zarządzać dokumentacją. Bez konieczności magazynowania jej w wersji tradycyjnej, co gwarantuje oszczędność czasu i budżetu.
Odpowiednia organizacja obiegu faktur może doskonale sprawdzić się również w przypadku bardzo dużych firm. A także takich, których oddziały są rozsiane w odległych zakątkach kraju czy świata.
Czy wiesz, że przedsiębiorca jest zobligowany do przechowywania każdej faktury aż do momentu upływu terminu zobowiązania podatkowego, które z niej wynika? W praktyce jest to aż 5 lat, liczone od końca roku kalendarzowego, w którym dokument ten został wydany. Czyli faktura wystawiona w styczniu 2016, powinna znajdować się w firmie do 1 stycznia 2022 roku. Co istotne, dotyczy to wszystkich dokumentów wystawionych oraz otrzymanych. Czy w tym przypadku może być zatem coś bardziej odpowiedniego niż elektroniczne magazynowanie? Raczej nie.
Zaawansowany mechanizm wyszukiwania sprawia zaś, że wszelkie audyty (zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne) mogą być przeprowadzane bez zbędnych nerwów.
Elektroniczny system obiegu faktur
- Wiarygodność i spójność dokumentów
- Przejrzystość i czytelność od momentu odebrania (lub wystawienia) aż do upływu terminu przedawnienia, czyli w skrajnych przypadkach 6 lat.
- Pełna kontrola nad archiwizowanymi materiałami, także w przypadku weryfikacji zewnętrznych.
- Wygoda i ułatwienie pracy działu finansowego.
- Oszczędność czasu i pieniędzy.
- Pewność działania zgodnego z przepisami prawa.
Działanie proekologiczne wynikające z redukcji papieru potrzebnego do wydruku dokumentów